設想活動的全過程，確定對相應活動空間的要求。考查可行性并開始制作成本報表。要盡量做到具體詳細。如果視聽設備和舞臺搭建需要20英尺（約合6.1米）高的天花板，就應當在表格里寫清楚。當然還必須包括提前布置和排練的空間。如果需要提前24 小時預訂宴會廳，以確保布置好的場地可以保留到活動當天的話，也要列出來。活動策劃公司需要為演出人員準備一間化妝室，為員工準備一間辦公室或安排一個區域擺放陳列物品，一定要在著手布置時通知會場方，好讓他們為你預留出合適的空間。一旦合同簽訂完畢，縮減多余空間比想方設法解決空間不足問題要容易得多。

 

 

　　為了準備一份精確的預算，需要照顧到活動的方方面面，盡量把所有可能的成本都考慮在內。在這個過程中，你會發現有很多不同的事項要計入成本，如辦理街道停車許可證、聘請下班的警務人員等，這些費用應列入成本中的哪一項以及支付這些費用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據變化增減項目。正如前面提到的，隨時掌握開支情況是很重要的，這樣你就可以及時調整并具有足夠的資金確保活動要素的完整，這些活動要索是實現公司活動目標的必要元素。總之，合適的活動地點為實現一切設想發揮著重要的作用。

 

 

　　例如，某活動想通過場景布置帶來一種暫華的感覺，使其成為在未來幾年中人們所律津樂道的活動，就像在沙漠里閃爍的星空下，由知名音樂家為客人獻上的專場交響樂演出。你可以讓客人在日落時分乘坐然氣球到達，著陸時送上香檳。在策劃富有創意活動的同時，也要考慮到活動地點的實際成本問題，例如，萬一天氣狀況或風力情況不適宜熱氣球飛行，就要有后備的交通工具、為不愿意乘坐熱氣球的嘉賓準備的交通工具、返程的交通工具（因為熱氣球在天黑后無法飛行）、一個透明的塑料賬篷（適于天氣不好時使用）、一個烹飪帳篷、衛生間、運送設施到沙漠的車輛、隨時待命的醫療援助、保安、燈光設施、取暖設備、供電與備用發電機以及負責處理異常情況的監察員等。當把所有的費用納人預算后，你可能會發現在沙漠里舉辦這樣一場特殊活動的費用實在太高，轉而考慮其他的方案或者看看成本報表中哪里還有可以調用的資金以實現你最初的設想。任何情況下都要清楚地知道資金狀況，以做出明智的決定。活動策劃周詳，活動執行按部就班，才能保證最后不出現“意外”。提前了解各項成本，才能做出明智的決定。